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Habilitación
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Aplazamiento de Semestre
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Curso de Vacaciones

Habilitación

1.  El estudiante debe descargar de la Web el “Formato de Autorización de Habilitación” y presentarlo al Jefe de Escuela para su respectiva autorización.

2.  El Jefe de Escuela debe verificar que la asignatura esté clasificada como habilitable y que la nota definitiva de la misma no sea inferior a 2.0.

3.  Dicho formato debe ser autorizado por el Vicerrector académico o su Delegado.

4.  Con el formato autorizado el estudiante se dirige a la oficina de Admisiones y Registro Académico para cancelar el valor del derecho pecuniario correspondiente a la habilitación.

5.  En el momento de presentar la evaluación de habilitación, el docente debe solicitar a los estudiantes el respectivo recibo de pago. En ningún caso el estudiante puede presentar la evaluación sin el respectivo comprobante de pago.

6.  El docente debe entregar a Vicerrectoría Académica las tirillas de notas de habilitación con su respectiva calificación y los recibos de pago.

[ Descargue el Formato de Habilitación - Versión PDF ( 21.6 KB ) ]

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Homologaciones

1.  El aspirante debe solicitar ante la Jefatura de Escuela respectiva el estudio de homologación de las asignaturas cursadas y aprobadas en otra Institución de Educación Superior debidamente aprobada y registrada en el SNIES (Sistema Nacional de Información de la Educación Superior), con el visto bueno del Vicerrector Académico.

2.  Con la autorización del Jefe de Escuela, el estudiante se dirige a la oficina de Admisiones y Registro Académico para cancelar el valor del derecho pecuniario correspondiente al estudio de homologación.

3.  Para que el Jefe de Escuela realice el estudio formal de homologación debe solicitar al estudiante:

          •    El recibo de pago del estudio de homologación.
          •    El certificado de notas original de la institución de procedencia especificando su intensidad horaria                 y créditos académicos, además de los contenidos temáticos de cada asignatura.

4.  El Jefe de Escuela procede a realizar el estudio teniendo en cuenta los parámetros descritos para tales casos en el Manual de convivencia vigente.

5.  Como resultado del estudio, se debe realizar un Acta firmada por el Vicerrector Académico y el Jefe de Escuela respectivo.

6.  El aspirante solo puede solicitar el polígrafo una vez la persona autorizada en Contabilidad Académica (Sisacad) haya incluido el estudio de homologación al sistema, para lo cual debe solicitar al Jefe de Escuela el recibo de pago de estudio y el Acta respectiva

7.  Este proceso solo se realiza en el momento de ingresar por primera vez el estudiante a la institución.

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Validaciones

1. El estudiante debe solicitar durante las 3 primeras semanas de iniciado el periodo académico ante la Jefatura de Escuela la autorización para validar una asignatura exponiendo las razones por las cuales considera que es procedente aplicar este examen de suficiencia.

2. El Jefe de Escuela debe verificar que la asignatura sea validable, que el alumno no la haya cursado y reprobado, o que sea la única asignatura pendiente del plan de estudios. Teniendo en cuenta lo anterior el Jefe de Escuela propone a Vicerrectoria Académica la aprobación o negación de la solicitud.

3. Si la solicitud es aprobada se debe realizar un Acta, firmada por el Vicerrector académico y el Jefe de Escuela respectivo. En dicha acta se debe especificar los nombres de los docentes evaluadores, fecha designada para la evaluación y las condiciones de calificación según el manual de convivencia vigente.

4. Anexo a la copia del Acta se debe entregar al estudiante el “Formato de Autorización de Validación”, en el cual se debe especificar el código del estudiante, el nombre del estudiante, el código de la asignatura a validar, el nombre de la asignatura a validar, el nombre de los calificadores y fecha de evaluación.

5. El Jefe de Escuela debe enviar internamente a la Oficina de Admisiones y Registro Académico el Acta Original.

6. El estudiante debe dirigirse a la oficina de Admisiones y Registro Académico para cancelar el valor de la validación, en el tiempo estipulado en el Acta, presentando previamente el “Formato de autorización de Validación” y la copia del Acta.

7. El día de la evaluación de validación el estudiante debe entregar a los evaluadores el recibo de pago del derecho pecuniario de validación.

8. Los docentes evaluadores deben solicitar en la Jefatura de Escuela la respectiva “Acta de Calificación de Validación” en la cual deben registrar la nota del examen.

9. Una vez realizada la validación, los docentes deben entregar en Vicerrectoría Académica el acta de notas diligenciada y firmada por los Docentes y el Jefe de Escuela, además del recibo de pago y la respectiva evaluación.

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Corrección de Notas

1. El docente debe dirigirse a la Jefatura de Escuela para solicitar el “Acta de Corrección de Notas”, en la cual se debe especificar por parte del docente el motivo por el cual se realiza dicha modificación de notas.

2. El “Acta de Corrección de Notas” debe ser firmada por el Jefe de Escuela, el Vicerrector Académico y el Docente.

3. La Vicerrectoria Académica entrega a contabilidad académica el “Acta de Corrección de Notas” debidamente diligenciada y firmada, con el visto bueno del Vicerrector Académico para poder hacer la corrección en el sistema de contabilidad académica (Sisacad).

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Supletorios

1. El estudiante debe solicitar a la Jefatura de Escuela la autorización para presentar el respectivo supletorio dentro de las fechas estipuladas en el calendario académico para tal fin, anexando los soportes de la justificación que le impidió presentar la evaluación.

2. El “Formato de Autorización del Supletorio” debe ser firmado por el Jefe de Escuela y el Vicerrector Académico y posteriormente se debe enviar el original a la oficina de Admisiones y Registro Académico, y la copia debe entregarse al estudiante.

3. El estudiante debe dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico y presentar la copia del “Formato de Autorización de Supletorio”, con el objeto de pagar el valor correspondiente a este derecho pecuniario. Este pago se debe realizar antes de la fecha designada para presentar el supletorio.

4. En el momento de presentar la evaluación, el docente debe solicitar a los estudiantes el recibo de pago del supletorio. En ningún caso el estudiante puede presentar la evaluación sin el respectivo recibo de pago.

5. Una vez realizado el supletorio, el docente debe solicitar al Jefe de Escuela respectivo el acta de calificación de supletorio, la cual debe quedar diligenciada y firmada por el Jefe de Escuela para ser entregada en Vicerectoría Académica junto con los comprobantes de pago de cada estudiante.

6. Una vez firmada “Acta de Supletorio” con sus respectivos soportes  el Vicerrector Académico entrega a Contabilidad Académica para ser actualizada la nota en el sistema.

[ Descargue el Formato Supletorios - Versión PDF ( 20.9 KB ) ]

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Cancelación de Semestre

1. El estudiante debe realizar la solicitud a Vicerrectoria Académica, indicando los motivos por los cuales solicita la cancelación del semestre, anexando los soportes respectivos.

2. Vicerrectoría Académica analiza la solicitud, verificando que las causas expresadas son consideradas como de fuerza mayor para proceder a la cancelación del semestre, además debe solicitar la autorización de Rectoría.

3. La solicitud debe presentarse en los períodos estipulados en el reglamento estudiantil vigente.

4. Si la solicitud es aprobada por Vicerrectoría Académica y la Rectoría, la misma debe ser entregada a Vicerrectoría Administrativa para revisar el estado financiero en el que se encuentra el estudiante con el objeto de que se realice la cancelación del semestre tanto en el aspecto académico como financiero, acogiéndose a los parámetros estipulados en el manual de convivencia vigente.

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Inclusiones y Cancelaciones

1. Este proceso hace referencia a la inclusión y cancelación de asignaturas en la matrícula del Periodo Académico.

2. El estudiante debe realizar la solicitud de inclusión y cancelación al Jefe de Escuela respectivo en el período indicado en el calendario académico.

3. El estudiante diligencia el “Formato de Inclusiones y Cancelaciones” donde especifica el nombre y código del estudiante, los códigos de las materias en las que desean realizar modificaciones en su matrícula, cambio de grupo, inclusión de asignaturas o cancelación de asignaturas.

4. El Jefe de Escuela debe revisar que el estudiante haya asentado su matrícula y procede a revisar el informe de cupos para aprobar la solicitud.

5. El estudiante debe dirigirse a la oficina de Contabilidad Académica (Sisacad) con el original y la copia para que se realice el cambio respectivo a la matrícula.

6. Contabilidad académica realiza el cambio de inmediato y sella la copia al estudiante.

7. El estudiante debe acercarse a realizar “La Revisión de Matrícula” máximo dos días después de realizada la misma; el no realizar este procedimiento lo imposibilita a efectuar cualquier reclamo referente a las asignaturas matriculadas.

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Aplazamiento de Semestre

1. El estudiante debe enviar una comunicación escrita a Vicerrectoría Académica informando que no va a continuar estudiando en el siguiente período con sus respectivos motivos.

2. El estudiante debe radicar en la Recepción de la UDI la carta original y su copia.

3. Vicerrectoría Académica estudia el caso junto con el Jefe de Escuela y le dan visto bueno a la solicitud.

4. El Jefe de Escuela le envía la carta de aprobación a la Oficina de Admisión y Registro Académico para ser archivada en la carpeta del estudiante y posteriormente cuando se realice el reintegro, tener en cuenta esta información.

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Reintegro

1. El estudiante envía carta de solicitud de reintegro a Vicerrectoría Académica, con un lapso de un mes de anticipación, al inicio del período académico.

2. El Jefe de Escuela junto con el Vicerrector Académico analiza la situación académica del estudiante, solicitando a Contabilidad Académica el historial de notas, analizando su promedio y el nivel académico al cual ingresa, además el estado financiero del estudiante.

3. EL Jefe de Escuela verifica que el estudiante haya radicado la carta de aplazamiento en el periodo en el que dejo de estudiar.

4. Mediante Acta Rectoral se le da respuesta al estudiante, especificando las materias que debe matricular de acuerdo al plan de estudios vigente activo y las condiciones del reintegro.

5. El estudiante recibe copia de la respuesta y procede a realizar su matrícula en la Oficina de Contabilidad Académica, cancelando previamente el valor correspondiente al reintegro, si el acta de respuesta así se lo indica.

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Curso de Vacaciones

1. Los estudiantes deben realizar la solicitud por escrito al Jefe de Escuela.

2. El Jefe de Escuela les da a conocer la reglamentación de este proceso a los estudiantes interesados.

3. El Jefe de Escuela somete a aprobación del Vicerrector Académico y la Rectoría la programación del curso de vacaciones.

4. Si es aprobado el curso, el Jefe de Escuela les informa a los estudiantes interesados la realización del curso, con su respectiva programación y reglamentación.

5. Los estudiantes deben dirigirse a la oficina de Admisiones y Registro Académico en las fechas estipuladas para cancelar los derechos pecuniarios designados para el curso.

6. Una vez terminado el curso el docente entrega las notas al Jefe de Escuela y estas se incluyen en Sisacad, entrando a formar parte del promedio académico del respectivo periodo.

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